Pod koniec lipca Ministerstwo Finansów udostępniło dane odnośnie rozliczenia ulgi B+R za rok podatkowy 2018. Ze wstępnych wyliczeń wynika, że wysokość odliczonych kosztów kwalifikowanych związanych z działalnością badawczo-rozwojową (tylko podatnicy CIT) wyniosła 1,7 mld zł, co daje 0,3 mld zł oszczędności dla firm korzystających z ulgi B+R. W 2017 r. podatnicy CIT i PIT rozliczyli 584 mln zł kosztów kwalifikowanych, a w 2016 r. – 206 mln zł. Ministerstwo Finansów szacuje, że skutek finansowy ulgi B+R dla sektora finansów publicznych wyniesie w 2019 r. 0,5 mld zł.

Choć z roku na rok wysokość odliczanych kosztów kwalifikowanych rośnie, wciąż zbyt mało firm wykorzystuje potencjał tej zachęty podatkowej. Przedsiębiorcy, którzy dostrzegają jej zalety, coraz umiejętniej identyfikują u siebie działania badawczo-rozwojowe i sprawniej rozliczają koszty kwalifikowane. Z kolei te firmy, które nie korzystają z ulgi, tracą szansę na wygenerowanie znacznych oszczędności. A jest o co walczyć. Dla przykładu, przedsiębiorca, który w ramach prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej ponosi rocznie 1,5 mln zł kosztów osobowych oraz 900 tys. zł pozostałych kosztów kwalifikowanych, przy stawce CIT 19% może odzyskać niemal pół miliona zł (456 tys. zł). Mimo że termin na złożenie deklaracji CIT-BR minął 1 kwietnia, podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową wciąż mogą złożyć korektę zeznania. Co powstrzymuje firmy przed skorzystaniem z ulgi B+R? Eksperci Ayming zidentyfikowali 5 głównych hamulców.

Nieznajomość definicji działalności badawczo-rozwojowej

Przedsiębiorstwa w Polsce nadal postrzegają działalność badawczo-rozwojową jako zaawansowane procesy, których efektem jest innowacyjność co najmniej na skalę kraju. To mylne przekonanie powstrzymuje je przed skorzystaniem z ulgi B+R. Ubiegłoroczny raport Ayming „Ulga B+R. Krok milowy w rozwoju innowacyjności przedsiębiorstw” wskazuje, że aż 45% firm twierdzi, że nie prowadzi działalności badawczo-rozwojowej. Jest to wynik o tyle zaskakujący, że w badaniu wzięli udział przedstawiciele branż, w których działania B+R występują najczęściej w ramach regularnie prowadzonej aktywności.

– Zrozumienie, czym jest działalność badawczo- rozwojowa, ma kluczowe znaczenie w kontekście korzystania z ulgi. W definicji ustawowej czytamy, że jest to działalność twórcza obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania ich do tworzenia nowych zastosowań. Z doświadczenia Ayming wynika, że wśród wielu firm pokutuje przekonanie, że działalność badawczo-rozwojowa to wielkie wynalazki wymagające ogromnego nakładu pracy i dużych środków, które są prowadzone przez „naukowców w białych fartuchach”. Ten mit sprawia, że wielu przedsiębiorców traci szansę na uzyskanie oszczędności, z których można finansować kolejne działania – tłumaczy Wojciech Popardowski, Project Manager w Dziale Innowacji, Ulg i Dotacji w Ayming.

Brak wsparcia techników i inżynierów

Pierwszym krokiem do prawidłowego rozliczenia ulgi B+R jest zidentyfikowanie działań badawczo-rozwojowych w firmie. Najczęściej spotykanymi działaniami B+R są badania aplikacyjne i prace rozwojowe. Zaliczymy tu np. opracowanie nowej technologii wytwarzania produktów, wpływającej na obniżenie zużycia wody lub prądu, opracowanie nowych technik kontroli, przekładających się na zwiększenie wykrywalności wyrobów wadliwych w trakcie procesu produkcji czy integrację kilku procesów wytwarzania w jeden zautomatyzowany proces. Niejednokrotnie działalność badawczo-rozwojowa bywa w firmach rozproszona, dlatego przy identyfikowaniu działań B+R niezbędne jest zaangażowanie nie tylko zespołu finansowego i prawnego, ale też członków innych zespołów, np. jednostki B+R, pracowników produkcji, kontroli jakości czy działu IT. – W części firm rozliczanie ulgi badawczo-rozwojowej opiera się wyłącznie na analizie dokumentacji podatkowej. Tymczasem do złożenia prawidłowego wniosku kluczowa jest współpraca na linii działy finansowe i zespoły techniczno-badawcze. Ma to znaczenie o tyle, że brak codziennej wymiany informacji między tymi dwiema stronami może skutkować niepełnym rozliczeniem wszystkich kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Do prawidłowego rozliczenia ulgi B+R równie istotne, jak posiadanie wiedzy podatkowej i bycie na bieżąco z ustawodawstwem, jest rozeznanie naukowo-techniczne i wsparcie ze strony np. inżynierów produkcji i kierowników ds. jakości – komentuje inżynier Paweł Perzyński, ekspert ds. Ulgi B+R w Ayming.

Obawa przed kontrolami

Wiele przedsiębiorstw wzbrania się przed skorzystaniem z ulgi B+R, obawiając się, że urzędy skarbowe zakwestionują ich rozliczenia podatkowe. Warto pamiętać, że rozliczenie ulgi ma charakter deklaratywny, więc otrzymanie zapytania z urzędu skarbowego powinno być odbierane przez firmy jako coś naturalnego. Ewentualne czynności sprawdzające lub kontrola skarbowa są szansą na sprawdzenie poprawności rozliczeń i zebranej dokumentacji. Weryfikowana firma ma odpowiednio dużo czasu, aby wskazane nieprawidłowości na bieżąco korygować i tym samym uniknąć ustawowych kar oraz zaległości podatkowych.

Problematyczna ewidencja kosztów

Z doświadczenia Ayming wynika, że wiele firm ma problem z prawidłowym wyodrębnieniem kosztów kwalifikowanych w ewidencji księgowej. Koszty osobowe stanowią zazwyczaj największą część wydatków związanych z działalnością badawczo-rozwojową i ich rozliczenie to kluczowe wyzwanie. Zgodnie z danymi Ministerstwa Finansów, w roku podatkowym 2018 kwota kosztów osobowych odliczonych przez płatników CIT wyniosła 73% wszystkich kosztów kwalifikowanych.

Brak czasu

Rozliczenie ulgi B+R z reguły należy do obowiązków działów finansowych, które przez cały rok zmagają się
z dużą liczbą zadań. Przygotowanie prawidłowej dokumentacji działalności B+R, w tym prowadzenie dokumentacji kart projektów, może zabierać wiele czasu, o ile firma wcześniej nie przygotowała odpowiedniej ścieżki organizacyjnej. Korzystanie z ulgi B+R wymaga od przedsiębiorców metodycznego podejścia, które przełoży się na większą dojrzałość firmy pod kątem innowacyjności. Zaprojektowanie systemu ewidencji danych finansowych czy opracowanie spójnej dokumentacji działalności B+R to jednorazowe wyzwania, które raz wdrożone pozwolą na szybsze rozliczanie ulgi badawczo-rozwojowej w przyszłości.

Źródło: Ayming