Wzrost dynamiki procesów realizowanych w zakładach produkcyjnych sprawia, że przedsiębiorcy coraz częściej zwracają się ku kompleksowym usługom oferowanym przez jednego dostawcę. Takie rozwiązanie z jednej strony pozwala zaoszczędzić czas związany z obsługą procesów magazynowania, produkcji i dystrybucji wyrobów, a z drugiej umożliwia zachowanie wysokiego stopnia kontroli nad przebiegiem owych procesów. W magazynach przejawem tych tendencji jest automatyzacja regałów i ich integracja z maszynami obróbczymi w hali produkcyjnej. W zakresie dystrybucji te same trendy skłaniają przedsiębiorstwa do zlecania usług związanych z obsługą logistyczną łańcucha dostaw firmom zewnętrznym. Zaś w obszarze produkcji i utrzymania ruchu ich efektem jest rosnąca rola integratorów oraz firm świadczących kompleksowe usługi z zakresu konserwacji, serwisu i BHP, w tym obsługi przemysłowych automatów vendingowych, czyli zautomatyzowanych szaf magazynowych do wydawania materiałów.

Sprzęt pod kontrolą
W ostatnich latach liczba zainstalowanych w polskich zakładach przemysłowych automatów wydających niemal się podwoiła. Wraz z rozwojem i uelastycznianiem oferty producentów rośnie również zakres ich potencjalnych zastosowań: dziś szafy vendingowe służą już nie tylko jako urządzenia wydające ŚOI, ale coraz częściej pełnią także funkcję uniwersalnych magazynów materiałów eksploatacyjnych i narzędzi. O ich popularności decyduje szereg czynników – zarówno natury ekonomicznej, jak i – a może przede wszystkim – związanych z BHP i optymalizacją procesów zarządzania zasobami.

Z punktu widzenia kadry zarządzającej kluczowe znaczenie ma użyteczność szaf vendingowych dla zwiększenia kontroli nad całością operacji związanych z wydawaniem, zwrotem i uzupełnianiem zapasów ŚOI, narzędzi oraz materiałów eksploatacyjnych. Dzięki automatycznej rejestracji danych pracownika pobierającego i oddającego sprzęt pracodawca może na bieżąco monitorować jego czynności, a także ograniczyć zjawisko wykorzystywania materiałów firmowych do celów prywatnych. Jak wykazują badania prowadzone przez producentów i dystrybutorów szaf, instalacja automatów skutkuje zmniejszeniem zużycia materiałów eksploatacyjnych średnio o 25-40% w porównaniu z procesem ich manualnego wydawania z magazynu. Co więcej, pozwala na redukcję zapasów dzięki bieżącemu uzupełnianiu zasobów w miarę ubytku danego typu materiałów. Tworzone na podstawie danych gromadzonych w systemie sterowania raporty pozwalają bowiem szczegółowo zweryfikować wykorzystanie poszczególnych zasobów według nazwiska użytkownika, kosztów i typu, co pozytywnie wpływa na optymalizację zakupów i dyscyplinowanie pracowników.

Dostępność 24/7
Z perspektywy pracowników działów produkcji, utrzymania ruchu i BHP najważniejszą zaletą szaf dystrybucyjnych jest z kolei ich pozytywny wpływ na efektywność procesów wydawania i zdawania sprzętu oraz poziom bezpieczeństwa pracy wynikający z wysokiej dostępności i jakości zgromadzonych w nich materiałów. Zautomatyzowany system wydający sterowany kartą magnetyczną – dzięki możliwości personalizacji i regulowania dostępu poszczególnych pracowników – nie tylko zmniejsza ryzyko pobrania materiałów niedozwolonych dla danej grupy personelu, ale także gwarantuje ich dostępność o każdej porze dnia niezależnie od obłożenia i stanu zasobów magazynu.

Sam magazyn zaś zostaje zwolniony z obowiązku bieżącego kontrolowania i uzupełniania zapasów sprzętu. Zadanie to przejmuje bowiem dostawca automatu wydającego, który – dzięki funkcji zdalnego generowania zamówień w przypadku zmniejszenia zasobów danego przedmiotu poniżej dopuszczalnego pułapu – na bieżąco uzupełnia zawartość szafy. Usługa ta realizowana jest na podstawie kompleksowej umowy z klientem w formie miesięcznego abonamentu lub zryczałtowanych opłat za poszczególne  materiały. Za jej wykonanie dostawca wystawia na koniec miesiąca fakturę zbiorczą, zwalniając tym samym dział finansowy usługobiorcy z obowiązku tworzenia rozbudowanych zestawień kosztów zakupu poszczególnych materiałów.

Pięć kryteriów świadomego wyboru
Podobnie jak w przypadku większości produktów dostępnych na rynku, także i szafy wydające różnią się jednak między sobą budową, jakością wykonania i zakresem funkcji. Dlatego proces wyboru automatu vendingowego wymaga uwzględnienia szeregu aspektów decydujących o jego ostatecznej użyteczności i zakresie generowanych oszczędności. Pierwszym z nich jest możliwość dowolnej konfiguracji komór pozwalająca na łatwe dostosowanie szerokości i wysokości półek do wymiarów gromadzonych na nich materiałów. Funkcjonalność ta znacznie zwiększa uniwersalność szafy, umożliwiając modyfikacje jej struktury wewnętrznej stosownie do bieżących potrzeb przedsiębiorstwa.

Z uwagi na to, że jednym z głównych celów instalacji automatów wydających jest oszczędność przestrzeni przy zapewnieniu stałego dostępu do materiałów, szafa tego typu powinna zajmować niewiele miejsca, a jednocześnie być na tyle pojemna, aby zminimalizować ryzyko niedoboru poszczególnych artykułów. Według zaleceń firmy Bogmar w przypadku przedsiębiorstw zatrudniających 150- 200 pracowników produkcyjnych jej pojemność nie powinna być mniejsza niż 500 sztuk przy wymiarach maksymalnych 100 × 100 × 2000 mm.

Inną istotną korelacją, którą należy wziąć pod uwagę, jest stosunek poboru prądu – rzadko analizowany przez przedsiębiorców – do tempa wydawania narzędzi. Wysokiej jakości rozwiązania powinny cechować się bowiem wysoką energooszczędnością przy utrzymaniu optymalnego czasu wydawania przedmiotów nieprzekraczającego 15 sekund.

Zaawansowane sterowanie
Poza optymalną konstrukcją kluczowym elementem automatów vendingowych jest zaawansowany system sterowania zapewniający możliwość identyfikacji pracowników, przyporządkowywania im konkretnych grup sprzętowych, gromadzenia danych oraz komunikacji z centralnym komputerem.

Nowoczesne szafy wydające wyposażone są w trzy interfejsy: łatwy w obsłudze, czytelny moduł użytkownika umożliwiający sprawne wyszukiwanie artykułów, rozbudowany moduł administratora pozwalający na konfigurację dostępu według użytkowników i modyfikację danych dotyczących artykułów (w tym za pośrednictwem strony internetowej), a także moduł raportowania zapewniający dostęp do wszystkich informacji zawartych w systemie. Ten ostatni umożliwia nie tylko gromadzenie danych dotyczących historii pobrań, zwrotów, uzupełnień i uszkodzeń oraz artykułów w deficycie, w trakcie zamówienia i przyjętych, ale również tworzenie pełnych raportów uwzględniających nazwiska użytkowników, typ, liczbę i częstotliwość pobranych materiałów oraz ogólne koszty materiałowe w danym przedziale czasu. Funkcje te mogą być realizowane dzięki systemowi skanowania produktów na bieżąco rejestrującemu stan zasobów w szafie, a także połączeniu z centralną bazą danych za pomocą sieci Ethernet, Wi-Fi lub modemu GSM.