Dziś ciężko wyobrazić sobie firmę, która w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej nie korzystałaby z outsourcingu części działań. Najczęstszymi obszarami „zlecanymi na zewnątrz” są usługi związane z obsługą podatkowo- finansowo-kadrową firmy, z procesami informatycznymi, marketingowo-reklamowymi, logistycznymi, administracją, szkoleniami, a nawet kwestiami zarządczymi. W przypadku zakładów produkcyjnych outsourcingowi często poddawane są wszelkie obszary związane z utrzymaniem ruchu i obsługą maszyn, w tym z modernizacja parku maszynowego.

Konieczna modernizacja parku maszyn
Modernizacja maszyn i urządzeń polega na przywracaniu ich pierwotnej sprawności, zwiększaniu funkcjonalności oraz poprawie efektywności działania. Rezultatem przeprowadzonych zmian jest zwiększona innowacyjność, która przekłada się na poprawę kondycji finansowej firmy.

Wykorzystywane na co dzień maszyny i urządzenia, a także całe linie produkcyjne – zarówno te spotykane w wielkich fabrykach, jak i w małych zakładach produkcyjnych – pracują nierzadko „pełną parą” po kilkanaście godzin na dobę, a bywa i tak, że ich dzień pracy nigdy się nie kończy. Siłą rzeczy są one narażone na różnego rodzaju usterki i zużywanie się części eksploatacyjnych, co z kolei wiąże się z koniecznością zwiększania nakładów na ich obsługę serwisową.

Jednak nawet najlepsza opieka serwisowa nie jest w stanie w pełni zapobiec skutkom upływającego czasu. Kilkunastoletnie maszyny będą więc bardziej podatne na awarie, co nie tylko wiąże się z większymi kosztami, ale także może prowadzić do równie kosztownych przestojów w produkcji. Postępujący rozwój technologiczny może natomiast sprawić, że nowe urządzenia i maszyny pojawiające się w halach produkcyjnych, a także dostępne na rynku podzespoły i części zamienne mogą okazać się niekompatybilne ze starym sprzętem. Ponadto koszty utrzymania sprawności parku maszyn w kolejnych latach eksploatacji mogą w pewnym momencie przewyższyć koszt ich gruntownej modernizacji.

Modernizacje przeprowadzane są również pośrednio na skutek działań konkurencji, która – wprowadzając nowe rozwiązania i przestawiając się na nowe technologie – optymalizuje swoje procesy produkcyjne i minimalizuje koszty, w efekcie czego może zyskać niebezpieczną przewagę rynkową. Wprowadzane ulepszenia często są również wymuszane przez zmianę czy też poszerzenie profilu działalności przedsiębiorstwa. Wykorzystywane urządzenia mogą w takich sytuacjach okazać się niedostosowane do nowych potrzeb, a ponieważ koszt zakupu nowych może przekroczyć możliwości finansowe przedsiębiorstwa, jedynym rozwiązaniem staje się modernizacja istniejącego parku maszynowego.

Kolejnym powodem, dla którego modernizacja maszyn może stać się niezbędna, są wszelkiego rodzaju zmiany prawne, które regulują określone obszary działalności zakładów produkcyjnych. Mowa tu np. o wprowadzanych nowych normach emisji zanieczyszczeń, które wymuszają stosowanie dodatkowych filtrów i innych instalacji ochronnych, normach hałasu zmuszających do montowania dodatkowych izolacji czy też przepisach dotyczących BHP. W każdym z tych przypadków modernizacje stają się koniecznością prawną, której zaniechanie może skutkować nałożeniem wysokich kar – i to często w przypadku, gdy używane maszyny są w dobrym stanie technicznym i w normalnych warunkach mogłby posłużyć jeszcze przez długie lata.

Dwie opcje
Proces modernizacji parku maszyn można przeprowadzić, wybierając jedną z dwóch opcji: postawić na zespół złożony z własnych pracowników bądź wybrać zewnętrzną firmę, która zrealizuje cały proces – począwszy od wykonania projektu, przez realizację niezbędnych prac, po uruchomienie ulepszonych maszyn i urządzeń. Wybór właściwej drogi powinien być rezultatem dogłębnej analizy opłacalności i może się różnić w zależności od specyfiki danego przedsiębiorstwa i warunków otoczenia.

Teoretycznie tańsza może wydawać się pierwsza opcja. Nie ma tu bowiem potrzeby wynajmowania zewnętrznej firmy, prace mogą wykonać zatrudnieni pracownicy i nawet jeśli będzie się to wiązało z dodatkowym wynagrodzeniem, jego łączna wysokość nie powinna być wyższa od kosztów opłacenia wyspecjalizowanej firmy.

To jednak tylko teoria. W praktyce szybko okazuje się, że w obecnych realiach zatrudnienia ciężko z istniejącego zespołu pracowników wydzielić kilka osób, które miałyby dokonać modernizacji maszyn, bez uszczerbku dla bieżących prac zakładu produkcyjnego. Może się więc okazać, że na ten czas przedsiębiorstwo będzie zmuszone zatrudnić dodatkowych pracowników, co już dość znacząco zmienia rachunek kosztów. Co więcej, stopień skomplikowania koniecznych do wykonania prac jest uzależniony od wielkości i poziomu rozwoju danej fabryki, co bardzo często wymusza na zespołach dokonujących modernizacji parku maszynowego posiadanie odpowiedniego doświadczenia i wiedzy technologicznej.

Przy postawieniu na modernizację we własnym zakresie to na firmie spoczywa obowiązek wykonania wszystkich prac, nawiązania umów z niezbędnymi poddostawcami, zgrania logistycznego wszystkich dostaw i wreszcie – co najważniejsze – wzięcia na siebie wszelkiego ryzyka, jakie może pojawić się w całym procesie modernizacji. A jego źródeł jest niemało – od wyboru odpowiednich dostawców i kwestii rzetelności świadczonych przez nich usług, przez problemy w koordynacji wszystkich prac, aż po błędy wdrożeniowe. W każdym z tych przypadków to na inwestorze będzie spoczywać odpowiedzialność za wszystkie konsekwencje wynikające z tego ryzyka.

Outsourcing może być tańszy
Doświadczenie pokazuje, że w większości przypadków, podliczając wszystkie występujące koszty i ryzyko, tańszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem jest powierzenie przeprowadzenia modernizacji zewnętrznemu podmiotowi. Taka opcja jest z pewnością również dużo bardziej komfortowa dla przedsiębiorcy, gdyż sprowadza się praktycznie do wyboru jednego wykonawcy, na którym będzie ciążył obowiązek wykonania wszystkich niezbędnych prac. Naturalnie na poszczególnych etapach procesu modernizacji nieodzowny jest jakiś rodzaj monitoringu prowadzonych działań, ale z pewnością nie będzie on tak czasochłonny i pracochłonny jak wykonanie wszystkich czynności we własnym zakresie.

Największą zaletą outsourcingu modernizacji parku maszynowego jest przerzucenie wspomnianych wyżej rodzajów ryzyka na firmę zewnętrzną i przeniesienie na nią wszelkiej odpowiedzialności za realizację całego procesu. Jednak to do inwestora należy ostateczny głos podczas podejmowania strategicznych decyzji.

Drugą, nie mniej ważną zaletą takiego rozwiązania jest doświadczenie, jakie posiada wykonawca w zakresie przeprowadzania prac modernizacyjnych. Minimalizuje ono ryzyko pojawienia się wielu błędów, zapewniając terminowość wykonania usługi i pozwalając mieć nadzieję, że zostanie ona zrealizowana na najwyższym poziomie. Rzetelny wykonawca powinien pomóc w dokonaniu analizy niezbędnego zakresu prac modernizacyjnych, co optymalizuje koszty i ogranicza je tylko do niezbędnych działań. Wykonawca często świadczy także dodatkowe usługi w postaci doradztwa technicznego, dzięki czemu przy okazji prowadzenia działań modernizacyjnych można wprowadzić liczne dodatkowe udoskonalenia, nowe rozwiązania czy urządzenia, które mogą zwiększyć wydajność, niezawodność i bezpieczeństwo całej fabryki. Kompetentny outsourcer, zwłaszcza z międzynarodowym doświadczeniem, ma też dostęp do specjalistycznej wiedzy, bardzo dobrych fachowców i będzie w stanie wykonać projekty nietypowe, niezwykle trudne w realizacji, często po raz pierwszy wykonywane w polskich realiach.

Decyzja o outsourcingu prac modernizacyjnych w parku maszynowym fabryki ma również szereg innych zalet typowych dla zewnętrznego świadczenia usług. Poza redukcją kosztów kierownictwo może skupić się na podstawowym obszarze swojej działalności, nie obciąża różnych działów (zaopatrzenia, kadr) dodatkowymi obowiązkami ani nie musi zwiększać nakładów inwestycyjnych na nowy personel, utrzymanie bazy technicznej i organizację koniecznych prac.

Korzystając z outsourcingu, trzeba też pamiętać o ryzyku, jakie może się pojawić w takich sytuacjach. Oczywiście głównym problemem jest wybór odpowiedniego partnera, na którym będzie przecież spoczywać bardzo duża odpowiedzialność za przeprowadzenie niezbędnych prac modernizacyjnych i wdrożenie ich w życie, a bezgraniczna chęć minimalizowania kosztów może doprowadzić do sytuacji, w której o wyborze będą decydować głównie elementy finansowe, a nie merytoryczne, co może spowodować niską jakość świadczonych usług.