Optymalizacja procesów finansowo-księgowych – Ocmer z systemem Exact Synergy Enterprise

Ocmer, magazyn, hala © Ocmer

Udostępnij:

Ocmer – generalny wykonawca hal przemysłowych – zoptymalizował procesy finansowo-księgowe poprzez wdrożenie systemu Exact Synergy Enterprise. Firma uzyskała bieżącą wiedzę na temat budżetu, zamówień i faktur. Nowe rozwiązanie poprawiło kontrolę rentowności poszczególnych projektów oraz zarządzanie dokumentami i budżetami w jednym systemie. Automatyzacja tych procesów pozwoliła na ograniczenie kosztów oraz papierowego obiegu dokumentów, a także ułatwiła wykonywanie obowiązków pracownikom terenowym.

Ocmer specjalizuje się w obiektach wielkopowierzchniowych o różnym charakterze – od hal magazynowych, produkcyjnych i logistycznych, przez sortownie owoców i warzyw, odpadów, po stacje kontroli pojazdów i hangary lotnicze. Oferta firmy obejmuje kompleksową obsługę całego procesu realizacji inwestycji, w tym projektowanie, budowę hali oraz wsparcie podczas eksploatacji.



Elektroniczny obieg dokumentów

Szybki rozwój prowadzonej działalności, chęć uporządkowania procesów budżetowania i kontroli kosztów, a zarazem konieczność usprawnienia wewnętrznych procesów obiegu dokumentów skłoniły kierownictwo firmy do istotnego rozszerzenia skali informatyzacji prowadzonej działalności. Zadecydowano, że na potrzeby usprawnienia procesów kontroli finansowej konieczne będzie zastąpienie wykorzystywanych wcześniej drukowanych dokumentów rozliczeniowych systemem elektronicznego obiegu dokumentów.

Wcześniej, pracownicy rozrzuceni po całej Polsce mieli obowiązkowo raz w tygodniu przyjechać do centrali, aby uporządkować dokumentację i zaksięgować faktury. Taki model pracy przestał się nam sprawdzać – przyznaje Robert Westland, dyrektor operacyjny w Ocmer. System Exact Synergy Enterprise umożliwił ograniczenie papierowego obiegu dokumentów, a także automatyzację procesów w tym zakresie. Wdrożenie pozwoliło usprawnić procesy zarządzania operacyjnego i strategicznego na potrzeby działalności projektowej realizowanej w skali kraju. W rozproszonej geograficznie organizacji sprawdzają się też wbudowane funkcje powiadomień i raportowania.


TOP w kategorii




Poprawa kontroli rentowności poszczególnych projektów

Dostęp do aktualnych, szczegółowych informacji o kosztach realizowanych projektów, opierał się wcześniej przede wszystkim o arkusze kalkulacyjne. W efekcie brakowało centralizacji, kontroli nad fakturami i obiegiem dokumentów, a większość prac – w tym weryfikowanie danych między systemem finansowo-księgowym a arkuszami kalkulacyjnymi zawierającymi dane projektów – była realizowana w sposób ręczny. Uniemożliwiało to pracę na rzetelnych danych finansowych w czasie rzeczywistym.

Uruchomiliśmy funkcjonalność związaną z zarządzaniem obiegiem dokumentów, a także zarządzaniem budżetami. W wyniku rozmów z Klientem ustaliliśmy że samo usprawnienie procesu przypisywania konkretnych kosztów do poszczególnych projektów wraz ze wsparciem dla akceptacji dokumentów przyniesie bardzo wymierne korzyści – mówi Paweł Seliga, Senior Sales Executive w Exact Software Poland.

Rozwiązanie Exact Synergy Enterprise zostało w pełni zintegrowane z wcześniej używanym systemem Exact Globe. – Wdrożone rozwiązanie wspierające zarządzanie projektami jest dla nas w pełni satysfakcjonujące, jednak system Exact Synergy ma tak szerokie możliwości, że cały czas rozszerzamy zakres jego wykorzystania w naszej firmie – podkreśla Robert Westland. Skuteczne zidentyfikowanie potrzeb firmy poprzedziła dokładna analiza, a projekt wdrożeniowy został zrealizowany w ciągu niecałych 3 miesięcy.

>>Więcej informacji o rozwiązaniu Exact Synergy Enterprise<<

Źródło: Exact Software Poland

Udostępnij:

Drukuj





MM



Chcesz otrzymać nasze czasopismo?
Zamów prenumeratę
Zobacz również