Podstawową przesłanką korzystania z usług outsourcingu – niezależnie od jego rodzaju – jest dążenie do optymalizacji kosztów przy jednoczesnej poprawie efektywności prowadzonych działań. Według danych GUS drogę taką w zeszłym roku wybrała już ponad połowa polskich przedsiębiorstw. I choć najczęściej wybieranym rodzajem outsourcingu pozostaje outsourcing procesów biznesowych (BPO), informatycznych (ITO) i logistycznych, coraz większą popularność nad Wisłą zyskuje również delegowanie usług utrzymania ruchu. Podstawowym bodźcem ku temu jest wzrostkosztów i czasochłonności UR będący pochodną zmiany podejścia do sposobu monitoringu oraz konserwacji maszyn i urządzeń: wraz ze zwiększeniem roli działań proaktywnych, stanowiących kluczowy aspekt strategii prewencyjnego utrzymania ruchu, rośnie również kompleksowość zadań służb UR, a tym samym – nakłady finansowe i personalne konieczne do zapewnienia stałego monitoringu pracy fabryki. Powierzając go firmie zewnętrznej, kadra kierownicza deleguje na zewnątrz nie tylko odpowiedzialność za zapewnienie prawidłowego funkcjonowania maszyn i urządzeń, ale także obowiązki związane z analizą ich pracy i planowaniem strategicznym w zakresie UR. Warunkiem powodzenia takiego projektu jest jednak odpowiedni dobór usługodawcy, a ten z kolei wymaga sporego zaangażowania kadry kierowniczej na początkowym etapie tworzenia podstaw koncepcyjnych usługi.

ANALIZA PRIORYTETÓW

Mimo że większość przedsiębiorców decydujących się na delegowanie usług utrzymania ruchu jako jeden z głównych powodów podaje dążenie do optymalizacji kosztów UR, spodziewane oszczędności nie powinny stanowić podstawowego kryterium wyboru zewnętrznego usługodawcy. Równie ważne – jeśli nie ważniejsze – jest zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług, w tym monitoringu prewencyjnego w celu zapobiegania przyszłym awariom. Trzecim aspektem najczęściej branym pod uwagę jest oszczędność czasu poświęcanego na utrzymanie ruchu, a co za tym idzie – możliwość skupienia się na rozwoju i doskonaleniu kluczowych aspektów działalności przedsiębiorstwa (tj. produkcji).

I choć te trzy cele stanowią podstawowe kryteria wyboru firmy outsourcingowej, należy przygotować się na to, że ich realizacja w pełnym zakresie nigdy nie będzie możliwa. Decyzja o zleceniu usług UR konkretnemu przedsiębiorstwu jest zawsze kompromisem pomiędzy ceną, jakością i zakresem delegowanych usług, a tym samym wymaga właściwego nakreślenia priorytetów na wstępnym etapie planowania strategii outsourcingowej. Najniższa cena nie zawsze jest bowiem najlepszym rozwiązaniem: firma ją oferująca będzie dążyła do obniżenia kosztów utrzymania ruchu przez redukcję nakładów na wykwalifikowany personel i zasoby materiałowe, co przełoży się na jakość świadczonych usług. Z kolei ograniczając zakres delegowanych prac w celu ograniczenia globalnych kosztów obsługi, przedsiębiorstwo musi liczyć się z koniecznością realizacji części zadań we własnym zakresie i pokrycia ich wydatków z własnej kieszeni. Co więcej, w dłuższej perspektywie kompleksowy outsourcing UR może przynieść większe oszczędności niż zlecanie pojedynczych usług – tyle że na zwrot takiej inwestycji należy poczekać średnio 1-2 lata.

WYBÓR USŁUGODAWCY

Aby mieć pewność właściwej oceny sytuacji przedsiębiorstwa i zapotrzebowania na outsourcing UR, warto przed wyborem konkretnego usługodawcy i określeniem warunków umowy skorzystać z doradztwa firmy zewnętrznej, która pomoże w przeprowadzeniu profesjonalnego audytu służb utrzymania ruchu i określeniu kluczowych kryteriów doboru usługodawcy. Audyt taki obejmuje zarówno stan maszyn, częstotliwość awarii oraz dotychczasowy budżet i strategie utrzymania ruchu, jak i kwalifikacje personelu, nakłady na szkolenia, planowanie zapotrzebowania materiałowego, prac i zasobów, wydajność pracy oraz politykę jakości, bezpieczeństwa i środowiskową. Jego wyniki staną się podstawą do zdefiniowania optymalnego zakresu delegowanych usług i wartości kluczowych wskaźników efektywności KPI stanowiących ramy przyszłej umowy outsourcingowej (m.in. czasu reakcji na zdarzenie eksploatacyjne, średniego czasu naprawy – MTTR i średniego czasu między awariami – MTBF).

Zewnętrzna firma doradcza może również pomóc w dokonaniu obiektywnej oceny i porównania ofert potencjalnych dostawców usług. Kluczowym aspektem, który należy wziąć pod uwagę, jest w tym przypadku bliskość geograficzna i branżowa przedsiębiorstwa, a także jego dotychczasowe doświadczenie poparte pozytywnymi referencjami. Bezpośrednie sąsiedztwo gwarantuje bowiem szybką reakcję na awarie, zaś pokrewieństwo sektorowe – sprawność w serwisowaniu maszyn. Inaczej bowiem wygląda utrzymanie ruchu w odlewni, a inaczej w zakładzie produkującym papier.

Niekiedy – zwłaszcza w małych miejscowościach – znalezienie oferenta spełniającego wszystkie te kryteria bywa niemożliwe. Warto wówczas rozważyć zatrudnienie doświadczonej firmy outsourcingowej z innej branży z założeniem przeszkolenia jej pracowników lub przekazania jej do dyspozycji własnego personelu zajmującego się utrzymaniem ruchu. W rozmowach z tego typu przedsiębiorstwem należy jednak zachować większą powściągliwość w kwestii negocjacji cen: nie mając doświadczenia w danej branży, firma nie będzie w stanie realnie ocenić wysokości nakładów niezbędnych do efektywnej realizacji usług utrzymania ruchu, a dążąc do spełnienia wyśrubowanych wymogów cenowych będzie zmuszona do obniżania jakości świadczeń. Dlatego w takim przypadku warto wyłożyć karty na stół i przedstawić szczegółową analizę dotychczasowych kosztów, ukierunkowując rozmowę na działania zmierzające do ich obniżenia.

Więcej na temat outsourcingu utrzymania ruchu można znaleźć w kwietniowym wydaniu MM Magazynu Przemysłowego.