Kontrola procesów produkcyjnych, prowadzenie rachunkowości finansowej, analizowanie zasobów pracowniczych, monitorowanie zapasów magazynowych, zarządzanie zamówieniami i dystrybucją, nadzór nad jakością produktów – systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) obejmują niemal wszystkie aspekty funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Zamiast wysp – integracja

Integracyjne zadanie tego wielofunkcyjnego oprogramowania polega na wykorzystaniu wspólnej bazy danych przez wszystkie działy w firmie. Istotne informacje nie są już odtąd dostępne „wyspowo” i niepowiązane ze sobą, ale połączone, a swobodny dostęp do danych i stworzona w ten sposób przejrzystość informacyjna poprawiają w sposób istotny kontrolę nad zasobami. Dane wprowadzane przez kierownika magazynu są bowiem widoczne przez pracowników innych komórek w organizacji, dzięki czemu dostęp do nich mają zarówno sprzedawca przyjmujący zamówienie od klienta, menedżerowie planujący produkcję, logistycy zarządzający transportem, pracownicy działu zamówień surowców, jak i księgowa rozliczająca stan magazynu.

Zintegrowane systemy informatyczne wspierają zarządzanie przedsiębiorstw na całym świecie już od kilku dekad. Najpierw w latach 50. XX w. pomagały w prowadzeniu gospodarki magazynowej, natomiast 20 lat później przekształciły się w oprogramowanie MRP I (ang. Material Requirements Planning, planowanie zapotrzebowania materiałowego), a potem w systemy MRP II (ang. Manufacturing Resource Planning, planowanie zasobów produkcyjnych). W efekcie rozwoju tych narzędzi powstały pierwsze rozwiązania ERP – owoc lat 90. Dzisiejsze systemy są dużo bardziej wyspecjalizowane: to zaawansowane aplikacje informatyczne, które nie tylko umożliwiają szybką wymianę informacji pomiędzy użytkownikami, dzięki czemu optymalizują poszczególne procesy organizacyjne, ale przede wszystkim są zaopatrzone w silnie rozbudowane moduły analityczne, które umożliwiają zaawansowane planowanie całości procesów w przedsiębiorstwie: od zasobów materiałowych przez obsługę linii produkcyjnych aż do zarządzania łańcuchem dostaw.

Pożądane w przemyśle

Systemy ERP przeznaczone są przeważnie dla firm, jednak ich modułowa konstrukcja i możliwość elastycznej rozbudowy o dodatkowe funkcje sprawiają, że z powodzeniem są wykorzystywane przez przedsiębiorstwa przemysłowe. To właśnie przemysł może czerpać z możliwości tych rozwiązań bez ograniczeń: ERP w zaawansowany sposób ułatwia zarządzanie procesem produkcyjnym zarówno w małych zakładach, jak i dużych fabrykach. Pozwala na bieżąco gromadzić i przekazywać dalej informacje o zapotrzebowaniu na dany surowiec lub elementy produktów, dzięki czemu menedżerowie produkcji mogą prędko reagować, uzupełniając braki. Analogicznie dzieje się, gdy operatorzy linii technologicznej nie nadążają ze swoimi zadaniami, a w innej sekcji są nadwyżki „pracownicze” – system ERP bezzwłocznie wskazuje brakujące ogniwa i możliwości rozwiązania problemu. Olbrzymim atutem kompleksowego oprogramowania klasy ERP jest dostęp do poprawnych i aktualnych danych z każdego poziomu przedsiębiorstwa i z każdej jego komórki. Trudno przecenić tę korzyść – zarządzanie informacją dostępną w czasie rzeczywistym, czyli natychmiast po wprowadzeniu, jest kwestią priorytetową i konieczną do podjęcia niemal każdej decyzji w przedsiębiorstwie. Co ważne, informacje, do których zajrzeć może potencjalnie każdy pracownik, są w pełni bezpieczne. Dostęp do danych jest bowiem autoryzowany i uzależniony od zdefiniowanej roli i stanowiska, jakie pełnimy w fabryce. Zgodnie z przydzielonymi dostępami księgowa, mimo że ma uprawnienia do przeglądania stanu magazynu, nie może modyfikować liczby surowców, a specjalista ds. zapasów nie ma dostępu do faktur sprzedaży.

ERP według potrzeb

Co ważne, dobry system ERP, aby całkowicie spełnił swoje integrujące funkcje, powinien być dostosowany do potrzeb i struktury danego przedsiębiorstwa – oprócz wyposażenia w uniwersalne narzędzia musi obsługiwać także specyficzne procesy typowe dla danej branży (np. farmaceutycznej lub spożywczej) czy konkretnej fabryki. Autorskich rozwiązań systemów ERP istnieje na rynku kilkadziesiąt, jest więc w czym wybierać, a sukces wdrożenia ułatwia modułowa struktura systemu, do której zawsze można dodać dowolne narzędzie informatyczne. Dlatego właśnie bodaj najważniejszym elementem wdrożenia ERP jest analiza przedwdrożeniowa, polegająca na wspólnej (z dostawcą systemu i wykonawcą wdrożenia) analizie organizacji pracy w przedsiębiorstwie, ścieżek przepływu danych, potrzeb i wymagań w tym zakresie oraz przedstawieniu propozycji konkretnych narzędzi ERP, które pomogą w obsłudze zaplanowanych procesów biznesowych.

Dobry system, czyli jaki

Choć systemy ERP poszczególnych producentów dość mocno różnią się między sobą, zarówno pod kątem sposobu obsługi, jak i zakresu funkcjonalnego, ich cechą wspólną jest możliwość zarządzania większością obszarów działalności firmy. Dobry system ERP powinien przede wszystkim pozwalać na zarządzanie: finansami firmy, zasobami ludzkimi, produkcją i stanem magazynu, musi też umożliwiać współdzielenie danych pomiędzy wszystkimi modułami, zarządzanie wydrukami (moduł do budowy szablonów różnego rodzaju dokumentów generowanych za pomocą systemu) oraz tworzenie zaawansowanych raportów i analiz. Producenci tej klasy oprogramowania najczęściej wzbogacają swoje produkty również o moduły CRM (zarządzanie relacjami z klientem), POS (obsługę punktu sprzedaży), ITS (przyjmowanie i obsługę zgłoszeń) czy CMS (zarządzanie stroną internetową). Warto też pamiętać, że dobry system ERP jest transparentny: pracownik, logując się rano na komputerze, nie zdaje sobie sprawy, że korzysta z dedykowanego narzędzia informatycznego. Dlatego nie mniej ważna od zakresu usług i funkcji jest wygoda użytkowania i indywidualizacja systemu przez użytkownika (np. możliwość dostosowania własnego pulpitu do zadań i realizowanych procesów) czy możliwość tworzenia własnych workflow.

Szybki zwrot z inwestycji

Kadry zarządcze wielu przedsiębiorstw potwierdzają, że korzyści z zastosowania ERP odczuwa się dość szybko, co najlepiej widać na konkretnym przykładzie. Jedną z firm, które zdecydowały się na wprowadzenie specjalistycznego oprogramowania do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, jest rodzimy producent surowców do produkcji piekarskiej i cukierniczej, który w momencie wdrażania ERP zatrudniał blisko 100 osób. Zarząd zdecydował się na system wyposażony w moduł wsparcia logistyki, zarządzanie magazynem wysokiego składowania, obsługę kwarantanny na wybrane pozycje, zarządzanie zapotrzebowaniem i śledzenie partii produktów. Do zadań systemu należały także: planowanie produkcji dostosowanej do specyfiki firmy, połączenie terminalowe wszystkich regionalnych biur sprzedaży, praca na jednej centralnej instalacji oraz możliwość udostępnienia klientom wiedzy technicznej za pośrednictwem Internetu. Wdrażanie systemu zajęło pół roku, a inwestycja zwróciła się już po czterech miesiącach.

Korzyści biznesowe przybrały tu wymiar bardzo namacalny: udało się pięciokrotne w skali roku zmniejszyć wartości zapasów z tytułu przeterminowania lub błędów produkcyjnych, a także zredukować zatrudnienie w dziale księgowości i magazynie. Uwolnione w ten sposób środki można było wykorzystać w dziale sprzedaży i technologicznym. Dzięki narzędziom raportowym przeprowadzono wielowymiarową analizę sprzedażowych działań, co pozwoliło przedsiębiorstwu otworzyć nowe kanały dystrybucji. Mobilne aplikacje zintegrowane z systemem poprawiły organizację kilku działów i zwiększyły efektywność wizyt technologicznych i sprzedażowych. Dzięki połączeniu terminalowemu wszystkich regionalnych biur sprzedaży i pracy w jednej centralnej instalacji możliwa stała się ścisła kontrola i komunikacja. Wreszcie – ponieważ informacje pochodzące z różnych źródeł są dzięki ERP automatycznie integrowane, nie trzeba ciągle aktualizować i transformować danych. Spójne i wielowymiarowe informacje na temat funkcjonowania firmy na wszystkich jej poziomach przyspieszają podejmowanie decyzji biznesowych i zwiększają ich trafność – to główny atut rozwiązań klasy ERP, którego znaczenie trudno przecenić.

MM Info

Od mobilności do ERP w chmurze

Krok w stronę mobilności – to jeden z najważniejszych trendów rozwoju systemów ERP. Aplikacje do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa dostępne na tablecie czy smartfonie to wyraźny ukłon w stronę wygody i swobody użytkowania oprogramowania przez pracowników.

Informatyczne systemy zarządzania zasobami będą coraz częściej przemieszczać się w stronę cloud computingu, czyli przetwarzania w chmurze. Rozwiązanie polegające na uruchomieniu platform ERP w przestrzeni wirtualnej cieszy się coraz większym zainteresowaniem i nic w tym dziwnego – ma bowiem wiele zalet. Najważniejszą jest możliwość uruchomienia z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Nie bez znaczenia są oszczędności: środowisko ulokowane w chmurze zwalnia z konieczności opieki nad systemem przez specjalistów IT. To dostawca chmury bierze na siebie utrzymanie serwerów, tworzenie kopii zapasowych i administrowanie. Tego rodzaju rozwiązanie skutkuje też większą funkcjonalnością i wydajnością oprogramowania, a także podnosi poziom bezpieczeństwa aplikacji.

Trzeci z kierunków, w których podążać będą systemy ERP, to rozwiązania szyte na miarę, czyli autorskie i dostosowane do potrzeb klientów, branży i konkretnego przedsiębiorstwa. System ERP przyszłości to aplikacja, która rozwija się wraz ze zmianami organizacyjnymi w organizacji i jest elastycznie rozbudowywana w zależności od nowych wyzwań, uruchamianych procesów biznesowych i produkcyjnych oraz pojawiających się wymagań. Systemy ERP z biegiem czasu będą też „obrastać” dedykowanymi rozwiązaniami i narzędziami. To znak czasu – muszą one komunikować się z bankowością elektroniczną, ZUS-em czy odrębnymi systemami wewnętrznymi klientów. Z kolei potrzeba prowadzenia działań e-marketingowych w przedsiębiorstwie pociąga za sobą konieczność integracji oprogramowania ERP z portalami społecznościowymi typu Facebook czy Twitter.

KOMENTARZE

 
Michał Guzek, CEO w firmie Hicron:

Z punktu widzenia globalnych rozwiązań ważne jest w tej chwili przejście w stronę zwinnych ekosystemów aplikacji. Kiedyś dominowały rozwiązania wyspowe, działające niezależnie od siebie, potem mieliśmy do czynienia z trendem skupiającym wszystkie działania w jednym centralnym systemie. Dziś SAP oraz inni liderzy rynku zmierzają w kierunku dynamicznych ekosystemów. Mają one stanowić połączenie najlepszych cech systemów centralnych z aplikacjami wyspowymi. Docelowo pozwala to na jeszcze głębsze dostosowywanie do wymagań i możliwości organizacji. Dzięki temu możemy dokładniej i szybciej zaadresować potrzeby, a także dywersyfikować sposoby ich zaspokajania. Aby obniżyć próg wejścia, często pracuje się w modelu, w którym klient ponosi opłaty jedynie za odstęp do rozwiązania, bez konieczności jego instalacji i utrzymania.

Piotr Rojek, prezes zarządu DSR:

Intensywnie eksploatująca zdobycze technologii informatycznych branża przemysłowa dawno nauczyła się czerpać wymierne korzyści z wdrażanych narzędzi IT. Dzięki pojawiającej się w ostatnich latach możliwości zbierania dokładnych danych w trakcie obsługi poszczególnych procesów i możliwościom analitycznym firmy mogą znacznie zwiększyć zwrot z inwestycji w ERP. Obok funkcjonalności bardzo istotnym kryterium wyboru systemu powinna być łatwość jego integracji ze specjalistycznymi rozwiązaniami wspierającymi produkcję, a także doświadczenie dostawcy w tym zakresie. Sam system ERP często dziś okazuje się niewystarczający. Zdecydowana większość firm produkcyjnych już takie rozwiązanie posiada, stąd – szukając przewag konkurencyjnych – konieczne staje się wdrażanie bardziej specjalistycznych rozwiązań. Jak pokazują doświadczenia, pole do optymalizacji produkcji wciąż jest duże. Uzupełnieniem ekosystemu ERP mogą być zarówno zaawansowane systemy Business Intelligence, jak i rozwiązania klasy PLM wspierające zarządzanie cyklem życia produktów czy Shop Floor Control. Szczególną uwagę warto zwrócić na systemy APS, po które coraz częściej sięga przemysł, dążąc do optymalizacji obszaru planowania produkcji.

Michał Mrozkowiak, dyrektor ds. wdrożeń systemu Streamsoft Prestiż:

Najistotniejsze kryterium, jakie należy uwzględnić przy wyborze systemu ERP, to jego funkcjonalność. Ważne, by obsługiwał wiele obszarów działalności firmy, tj.: zarządzanie produkcją, logistykę, WMS, handel-magazyn, B2B, CRM, DMS, serwis, finanse- księgowość, BI czy kadry i płace. Są to moduły, na które klienci decydują się najczęściej, myśląc o wdrożeniu systemu ERP Streamsoft Prestiż. Nie mniej ważne jest uwzględnienie indywidualnych potrzeb klienta. Tu znaczenie mają poziom otwartości systemu i możliwość stworzenia dedykowanych rozwiązań (dla branży lub konkretnego procesu). Gotowe funkcjonalności oraz rozszerzenia indywidualne przekładają się na ergonomię pracy, której oczekują użytkownicy. Następna kwestia to możliwość utrzymania stabilności systemu już po jego wdrożeniu. Istotne jest, czy firma implementująca program gwarantuje wsparcie powdrożeniowe pod kątem serwisu. Warto także wybrać producenta z polskim kapitałem i przyjrzeć się jego referencjom.