Określenie kosztu pracy, np. w ciągu jednej godziny, daje możliwość skalkulowania ewentualnych strat, jakie może ponieść pracodawca w przypadku, kiedy pracownik nie wnosi wkładu pracy w trakcie trwania płatnego czasu. Krótko mówiąc: ile tracimy, kiedy pracownik pije kawę i czyta gazetę w czasie, kiedy powinien przebywać na swoim miejscu pracy, bądź też kiedy przychodzi lub wychodzi z pracy o niewłaściwym czasie. Trudno dzisiaj, wzorem niegdysiejszych kadrowych, stać przy wejściu do firmy przed 7.00 rano z zegarkiem w ręku, sprawdzając, czy aby wszyscy wpisują właściwą godzinę na liście obecności bądź nie wpisują się za kolegę. W małych firmach często owa lista znajduje się w sekretariacie na oczach czujnej asystentki szefa, jednak w wielkich zakładach pracy tego typu kontrola jest fizycznie niewykonalna. Pozostaje wiara w uczciwość pracowników? Pewnie tak, ale ilu pracodawców może pozwolić sobie na taką wiarę. Jest też inne rozwiązanie: skorzystanie z potencjału technologii, skorzystanie z rozwiązań, które będą naszym kadrowym przy wejściu.
Informatyka, motor napędowy współczesnego biznesu, daje nam nieograniczone możliwości zapanowania nad tematem rozliczania i kontroli czasu pracy. Nieograniczone, bo informatyka jest dziedziną z plasteliny, ciągle podatną na zmiany. Możliwości, jakie daje nam wiedza i praktyka programistów, ograniczone są jedynie naszą wyobraźnią. Przez to obszar oprogramowania służącego do zarządzania logistyką pracowników to nie produkty pudełkowe, to zawsze i jedynie dedykowane rozwiązania. Nie ma przedsiębiorstwa o identycznych potrzebach, nie ma firmy, która działa jak jakakolwiek inna, stąd teza, że gotowe produkty dla każdego, są dla nikogo. Jedynie rozwiązania szyte na miarę, z uwzględnieniem specyfiki działalności, rodzaju czynności, sposobu rozliczania etc., są godną uwagi inwestycją, bo dokładnie dopasowaną do rzeczywistych potrzeb. Uprzedzając ewentualną polemikę na temat wersji pudełkowych: nie chodzi tu o pakiety biurowe, edytory grafiki czy edytory księgowo-magazynowe (choć tutaj też dedykowane wersje są znacznie bardziej efektywne). Jeśli chodzi o system zarządzania pracownikami, ich czasem i zadaniami, to rozwiązania dostosowane do indywidualnych warunków firmy są naprawdę pożytecznym narzędziem. I nie jest to jedynie kwestia potrzeby kontroli pracowników. Systemy RCP to też narzędzie budowania komfortu samych pracowników, którzy poza zdyscyplinowaniem swoich działań mają również możliwość samodzielnego wprowadzania określonego typu pracy w ramach godzin pracy. System działający w dwie strony wymaga rozwiązania dostosowanego do potrzeb obu stron: pracodawców i pracowników.
System RCP połączony z kontrolą dostępu, tzn. z czytnikiem kart umieszczonym przy drzwiach, umożliwia elektroniczne otwarcie drzwi i jednocześnie rejestruje wejście użytkownika o określonym numerze karty. Tym samym eliminuje on niepożądane wejście, gwarantując faktyczną godzinę wejścia pracownika. Aplikacja monitorująca wejścia i wyjścia, w zależności od zawartych w niej opcji, pozwala uprawnionym pracownikom, np. kierownikom, kontrolować logistykę czasu pracy, sporządzać raporty dotyczące obecności, wyjść prywatnych, wyjść służbowych itd. Mało tego - aplikacja pozwala również na planowanie i przypisywanie rodzaju czynności, jakie wykonywać mają pracownicy lub grupy pracowników.
Korzyści z wdrożenia dedykowanego systemu RCP są zatem obustronne. Ważne jest to o tyle, że w dobie budowania przyjaznego biznesu, relacji pracowniczych i lojalności pracowników stworzenie jasnych reguł oraz świadomość narzędzia kontrolującego niweluje obszar nieuczciwego manipulowania czasem po obu stronach. Oczywiście koszty zaoszczędzone na kontroli nie są bez znaczenia. Wyobraźmy sobie pracownika, który wychodzi na papierosa pięć razy w ciągu dnia. Przed zastosowaniem zliczania czasu pracy kartą zbliżeniową połączoną z kontrolą dostępu pracownik wychodził pomiędzy 8.00 a 16.00 i nie odliczał tego czasu jako prywatny. Szacunkowo każde wyjście na papierosa to 10 minut, co w ciągu dnia daje 50 minut, zatem pracownik nie pracuje osiem godzin, tylko siedem godzin i dziesięć minut. Ponadto, szacując przykładową płacę na poziomie 2000 zł netto, godzina pracy kosztuje w tym wypadku 12,50 zł netto. 50 minut zatem to 10,42 zł dziennie. Miesięcznie daje to 208,40 zł , a rocznie aż 2500,80 zł. Teraz wyobraźmy sobie, że takich pracowników jest 100.
To naturalnie nie jedyna korzyść wynikająca z zastosowania dedykowanego systemu RCP. Wyobraźmy sobie pracowników, którzy zostaną pozbawieni stresu związanego ze spóźnieniami. Jeśli rozpoczną pracę o 8.20, to zakończą ją o 16.20 - będzie osiem godzin i nikt nie będzie miał pretensji. Tym samym system daje możliwość wprowadzenia w pełni kontrolowanego, ruchomego czasu pracy. W przypadku nadgodzin nie trzeba martwić się o kontrolę czasu - system zarejestruje czas spędzony w pracy ponad ustawowe osiem godzin i pozostawi nam wybór, czy pokryć tymi nadgodzinami ewentualne wcześniejsze wyjścia lub spóźnienia, czy wybrać sobie za nie wolny dzień, czy też zamienić je na wypłaty.
Jak widać, systemy RCP to korzyść zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Profity z wdrożenia zdecydowanie przewyższają koszty implementacji. Już same oszczędności wynikające z wydzielenia prywatnych wyjść z czasu przeznaczonego na pracę dają spore oszczędności, które pokryją w krótkim czasie wydatki poniesione na zakup licencji i sprzętu.

www.alan-systems.com