Cyfrowa transformacja, która zazwyczaj zaczyna się od wprowadzenia do organizacji nowoczesnych technologii, takich jak platformy do zarządzania procesami biznesowymi klasy BPM, również musi być dobrze zaplanowana. Przebieg wdrożenia takiego systemu w firmie można podzielić na następujące fazy: przygotowanie do projektu, analiza, konfiguracja, testy oraz uruchomienie. Etapy te łączą się w integralną całość, co oznacza, że każdy z nich jest równie ważny i powinien wystąpić niezależnie od tego, czy planujemy skomplikowaną cyfryzację dużej grupy procesów, czy tylko pojedynczego obiegu.

Poznanie klienta od podszewki

- Projekt wdrożenia systemu BPM powinien zacząć się od kontaktu z klientem biznesowym i dokładnej analizy jego potrzeb. Na etapie przygotowania do pracy zbierane są szczegółowe informacje na temat planowanego wdrożenia, co pozwala określić jego cel i zakres merytoryczny. Niezwykle ważne w tej fazie jest dla nas to, by podczas spotkania z klientem nie tylko ustalić konkretne oczekiwania względem naszej pracy i wstępny harmonogram działań, ale również poznać szerszy kontekst funkcjonowania danej organizacji – jej cele biznesowe, pozycję na rynku i kulturę pracy wewnątrz – tłumaczy Aleksandra Kudera, Dyrektor Działów Wdrożeń i Konsultingu w Webcom. I dodaje: chodzi o to, żeby dogłębnie zrozumieć motywacje stojące za potrzebą wprowadzania zmian oraz poznać odpowiedź na pytanie, jakie procesy biznesowe system ma docelowo usprawniać i jaką funkcję pełnić w organizacji. Bez tej wiedzy nie da się dobrze zaprojektować aplikacji, z których to biznes ma potem na co dzień korzystać.

Analizę czas zacząć

Zakres merytoryczny ustalony podczas pierwszego etapu to ramy, które w dalszej fazie należy wypełnić treścią. Do tego służą spotkania analityczne, podczas których zespół projektowy wspólnie z przedstawicielami biznesu i IT po stronie klienta określa interesariuszy projektu oraz precyzuje szczegóły merytoryczne i techniczne, takie jak np. integracja z już istniejącym w firmie oprogramowaniem ERP. Przede wszystkim jednak w tej fazie modelowany jest workflow, czyli definiowane są konkretne obiegi zadań i dokumentów oraz czynności, które mają być zautomatyzowane, ścieżki przejścia między nimi oraz to, pomiędzy jakimi działami lub jednostkami w organizacji ten przepływ ma przebiegać.

Wytypowanie ambasadorów zmiany

Spotkania analityczne to także dobry czas na wyłonienie naturalnych ambasadorów wdrożenia, którzy będą konsekwentnie wspierać swojego pracodawcę we wprowadzaniu i promowaniu nowego rozwiązania. - Do zespołu projektowego oprócz organicznych orędowników dobrze jest zaprosić również osoby sceptycznie nastawione do projektu i związanych z nim zmian. Dając im możliwość współtworzenia systemu i wpływania na jego kształt, edukujemy ich i rozwiewamy ewentualne wątpliwości, w efekcie przekuwając początkową niechęć czy nawet opór w konstruktywne i proaktywne nastawienie i autentyczne zaangażowanie w projekt – podpowiada Aleksandra Kudera. Warto pamiętać o tym, że nie wszystkie organizacje są otwarte na zmiany; niektóre się ich obawiają, dlatego w procesie przekonywania pracowników do transformacji cyfrowej dobrze jest mieć jak najwięcej życzliwych i wspierających osób na pokładzie.

Testy szeroko ale pod baczną kontrolą

Kolejnym stadium na drodze do uruchomienia wdrożenia są testy. Jest to etap ważny nie tylko w wymiarze technicznym (wykrycie błędów i fragmentów wymagających korekty), ale również psychologicznym, bo w tej fazie silnie kształtuje się stosunek przyszłych użytkowników do systemu. Aby testy zakończyły się powodzeniem, warto zwrócić uwagę na kilka organizacyjnych aspektów. Po pierwsze: liczba testerów. Z jednej strony, im więcej osób chętnych do wypróbowania rozwiązania, tym lepiej. Może to jednak znacząco wydłużyć czas oczekiwania na informację zwrotną i prowadzić do nadmiernej iteracyjności, rozumianej w tym kontekście jako dzielenie użytkowników na zbyt wiele mniejszych grup, które zamiast jednocześnie sprawdzać działanie systemu, robią to w turach. Dlatego tak ważne jest sporządzenie harmonogramu i konsekwentne trzymanie się terminów w nim zawartych.

Uruchomienie wdrożenia to dopiero początek

Wiele firm, zwłaszcza na początku drogi do cyfryzacji, utożsamia start działania platformy do zarządzania procesami biznesowymi z zakończeniem projektu wdrożenia. Tymczasem kroki, jakie organizacje podejmują po oddaniu systemu w ręce użytkowników są równie ważne, jak te wykonane podczas fazy konfiguracji. Aby wdrożenie rozwiązań klasy BPM zmieniło organizację pracy w wymiarze nie tylko technicznym, ale i mentalnym, użytkownicy systemu muszą chcieć z niego korzystać i rozumieć korzyści płynące z tego nie tylko dla organizacji, ale również ich samych.

Źródło: Planet Partners