W zaleności od branży i skali działalności koszty logistyki w przedsiębiorstwie mogą pochłaniać nawet 40% jej obrotów. Szukanie oszczędności w procesach magazynowania i transportu wewnętrznego powinno być więc priorytetem kadry zarządzającej – zwłaszcza że dodatkową korzyścią z optymalizacji jest poprawa wydajności, jakości i bezpieczeństwa pracy.

Istnieją dwie zasadnicze metody redukcji kosztów generowanych przez magazyn: inwestycje i modyfikacje strukturalne oraz wprowadzanie zmian procesowych. To drugie rozwiązanie, poprzedzone wnikliwym audytem, pozwala na zwiększenie wydajności procesów i ograniczenie kosztów bez ponoszenia dodatkowych nakładów. I choć z doświadczenia wielu przedsiębiorstw wynika, że zwykle największe korzyści przynosi połączenie obu tych strategii, nie zawsze jest to możliwe. Wszystko zależy od zastanej sytuacji: kluczem jest bowiem dostosowanie rozwiązań do specyfiki i potrzeb danego magazynu.

ZMIANY PROCESOWE

Potencjał optymalizacji magazynu bez ponoszenia dodatkowych nakładów na inwestycje jest uzależniony od dotychczasowego poziomu zarządzania. W tym przypadku szukanie oszczędności polega bowiem głównie na eliminacji często popełnianych błędów, usprawnieniu i skróceniu procedur, poprawie jakości czy zmniejszeniu stanów magazynowych. Jednak nawet w magazynach, w których wszystkie procesy funkcjonują właściwie, istnieje potencjał do optymalizacji. Pomocne jest w tym całościowe spojrzenie, które pozwoli dostrzec zależności pomiędzy poszczególnymi ogniwami łańcucha dostaw.

Aby ocenić stan logistyki w przedsiębiorstwie i określić kierunek zmian, niezbędne jest przeprowadzenie szczegółowego audytu. Niestety, w wielu firmach nie prowadzi się pomiarów wydajności ani bieżącej kontroli kosztów generowanych przez procesy logistyczne, a często rezygnuje się nawet z odpowiedniej ewidencji dokumentów. To z kolei uniemożliwia prawidłową ocenę sytuacji i wdrożenie niezbędnych usprawnień. Przykładowo, brak wiedzy na temat łącznych kosztów utrzymywania floty transportowej nie pozwala na ocenę opłacalności jej outsourcingu – a właśnie w tym obszarze często występuje duży potencjał oszczędności.

Przeszkodą na drodze do optymalizacji kosztów może być też brak kontroli nad podmiotem zewnętrznym wykonującym usługi na zlecenie przedsiębiorstwa, np. brak rzetelnej analizy wystawianych przez przewoźnika faktur. Zaniedbanie takie może generować cykliczne straty w budżecie firmy. Aby temu zapobiec, wystarczy zaś renegocjować umowę z firmą kurierską i na bieżąco śledzić prawidłowość wykonywanych przez nią usług. Dlatego pierwszym krokiem do postawienia diagnozy odnośnie potencjalnych źródeł oszczędności w danym przedsiębiorstwie jest pomiar procesów i analiza danych.

Przez określenie wskaźników logistycznych można wskazać obszary, w których istnieje największy potencjał optymalizacji. Pod lupą audytora powinien znaleźć się całokształt czynników składających się na wydajność procesu dostawy, kompletacji i wysyłki towaru, w tym m.in. pomiary czasu kontroli dostawy, rozwiezienia skontrolowanych jednostek ładunkowych do strefy składowania, zrealizowania jednej listy kompletacyjnej, przygotowania towaru do wysyłki czy wreszcie czas załadunku towaru do dalszego transportu. Istotne jest również określenie parametrów pracy zatrudnionych w magazynie osób.

Niekiedy bowiem okazuje się, że na każde 10 minut pracy pracownicy kilka minut spędzają bezczynnie. Audyt ujawnia tego typu nieprawidłowości i pozwala wdrożyć działania naprawcze.

INWESTYCJE INFRASTRUKTURALNE

Często w wyniku audytu okazuje się, że same zmiany procesowe są niewystarczające i konieczne jest przeprowadzenie dodatkowych inwestycji infrastrukturalnych, które w dalszej perspektywie przyczynią się do redukcji kosztów ponoszonych na logistykę. Na tym etapie kluczowe jest określenie celu, który chce osiągnąć przedsiębiorstwo i dostosowanie proponowanych rozwiązań do specyficznych wymagań danej firmy.

Największe wydatki wiążą się z koniecznością rozbudowy magazynu. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zwiększają się potrzeby logistyczne i rośnie objętość składowanego asortymentu, a tym samym zaczyna brakować miejsca w magazynie.

Dzięki restrukturyzacji działu oraz inwestycjom w nowoczesne systemy składowania można na wiele lat odsunąć realizację projektu budowlanego. Jednym ze sposobów na zwiększenie wydajności logistyki wewnętrznej jest wdrożenie rozwiązań automatyzujących oraz systemów informatycznych nadzorujących i optymalizujących procesy magazynowania.

W dalszej kolejności należy rozważyć wymianę lub uzupełnienie floty wózków widłowych, aby dostosować ich modele do wykonywanych zadań. Z kolei lepszą kontrolę nad przepływem towarów można osiągnąć dzięki systemom automatycznej identyfikacji, np. terminalom mobilnym do kodów kreskowych, drukarkom etykiet czy technologii RFID.

AUDYTOWY OUTSOURCING

Możliwości jest wiele, a każdy producent lub dostawca będzie przekonywał o słuszności wyboru oferowanego przez siebie rozwiązania. Dlatego przed decyzją o inwestycji warto zasięgnąć rady niezależnych doradców. Zewnętrzna ekspertyza pomoże we wskazaniu obszaru wymagającego usprawnienia, potwierdzając lub podważając słuszność podjętej wcześniej decyzji. Zaletą w tym przypadku jest nie tylko doświadczenie audytora, ale także profesjonalny charakter opinii popartej szczegółową analizą logistyki przedsiębiorstwa. Dla wielu firm istotną korzyścią może być również brak konieczności angażowania własnych zasobów ludzkich w planowanie i nadzorowanie wdrożenia. Ich rolę przejmą zewnętrzni konsultanci, którzy zajmą się stroną formalną inwestycji: określeniem najbardziej korzystnych warunków umowy, przestrzeganiem terminów i zasad płatności, a także negocjacjami cen u dostawców.