A gdyby porównać zarządzanie produkcją do sterowania bardziej skomplikowanym mechanizmem – powiedzmy do prowadzenia samochodu? Tutaj podobieństw jest znacznie więcej. Wsiadamy do samochodu i przekręcamy kluczyk, ale jeszcze nie włączamy silnika. Aktywujemy zainstalowane systemy informacji o stanie pojazdu. W nowoczesnych modelach samochodów komputer informuje nas o poziomie paliwa, dotychczasowym zużyciu, szacunkowym dystansie, jaki pokonamy bez tankowania. Podaje również informacje dotyczące samego pojazdu: dane auta, ile waży, jaką ma moc, kiedy powinniśmy wykonać kolejny przegląd. Na podstawie tych danych serwis, który opiekuje się samochodem, może przygotować nasz pojazd do drogi.

W nowoczesnych przedsiębiorstwach rolę komputera pokładowego spełniają systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning), tłumaczone przez producentów także jako zaawansowane zarządzanie zasobami. Najczęściej są to systemy bazodanowe, które zbierają informacje na temat stanu zasobów: środków pieniężnych, materiałów, wyrobów, maszyn oraz pracowników. Systemy ERP wspierają przedsiębiorstwo w analizowaniu i zarządzaniu procesami biznesowymi, zasobami, produkcją, kontrolą zapasów magazynowych, zamówieniami dla dostawców i od klientów oraz kontrolą jakości wytwarzanych produktów. Podobnie jak w samochodzie, w którym to kierowca decyduje, gdzie chce dojechać, którą drogą i jaki tryb jazdy wybierze, tak i podczas zarządzania produkcją to menedżerowie decydują, kiedy i co ma być zrobione oraz jakie zasoby będą w nią zaangażowane.

APS nie na każdy korek
Skoro to już wiemy, możemy zaplanować podróż. Kierowcy samochodów mają łatwiej niż zarządzający produkcją: wprowadzają dane miejsca docelowego oraz preferencje wykorzystania zasobu, jakim jest samochód (trasa najszybsza, najkrótsza, obejmująca odcinki płatne itd.), a system nawigacji sam wyznacza trasę. Będzie ją nam również na bieżąco korygował w trakcie jazdy.

Tutaj producenci urządzeń wspomagających kierowców wykazują się większą inwencją niż producenci narzędzi do wspomagania planowania produkcji. Niestety, rozwój tych narzędzi (tzw. APS) zatrzymał się w XX wieku – aby znów nawiązać do analogii samochodowej – na etapie elektronicznego przygotowania mapy i jej wydrukowania. Co najwyżej można przeczytać i nagrać przebieg trasy, a potem odsłuchać go podczas podróży. Systemy APS (z ang. Advanced Planning and Scheduling) to „klasa zaawansowanych systemów informatycznych, stanowiących rozwinięcie systemu ERP, a pozwalających wykonywać złożone operacje planistyczne i symulacyjne wraz z optymalizacją”. Tyle definicja jednego z producentów takiego oprogramowania. Z tym że za każdym razem, kiedy nastąpi jakieś zakłócenie procesu produkcji (awaria, brak materiału, brak pracownika), musimy niejako stanąć na poboczu, wprowadzić nowe koordynaty i wydrukować nową idealną mapę (trwa to od godziny do kilku godzin), która już w momencie wydrukowania staje się nieaktualna, bo korek, który staramy się ominąć, właśnie przesunął się o parę kilometrów dalej. Systemy APS oczywiście pomagały i pomagają zmierzyć się ze skomplikowaną, wielowątkową naturą procesu produkcyjnego – zwłaszcza w stabilnym i powtarzalnym procesie. Jednak dzisiaj, w czasach coraz szybszych zmian i związanych z tym nawracających zakłóceń, przestają już wystarczać. Oczekiwania zarządzających produkcją są znacznie większe.

Systemy MES ułatwią kontrolę zasobów
Przyjrzyjmy się zatem temu, co dzieje się podczas jazdy samochodem. Jeśli nasz pojazd jest wyposażony w nowoczesne systemy informacji, komputer pokładowy pokaże nam, jakie mamy zużycie paliwa, czy obniżyło nam się ciśnienie w oponach, które drzwi mamy niedomknięte, czy mamy odpowiedni poziom płynu chodzącego itd.

W nowoczesnym zakładzie produkcyjnym do identyfikacji stanu zasobów służą systemy MES (ang. Manufacturing Execution System), tłumaczone na język polski jako system realizacji produkcji. Systemy klasy MES, wykorzystując technologie informatyczne, oprogramowanie, urządzenia elektroniczne i elementy automatyki, umożliwiają zbieranie informacji w czasie rzeczywistym wprost ze stanowisk produkcyjnych i ich przekazywanie osobom zarządzającym produkcją. Informacje o realizacji produkcji mogą być pobierane bezpośrednio z maszyn oraz przy udziale pracowników bezpośrednio-produkcyjnych.

Dzięki takiej funkcjonalności systemu możemy uzyskać informacje o stopniu wykonania produkcji, podejmować szybko właściwe decyzje i reagować na bieżąco na nieprawidłowości pojawiające się w czasie procesu produkcyjnego. Dane pozyskane z procesu produkcyjnego pozwalają na analizę kluczowych wskaźników efektywności i uzyskanie obrazu wykorzystania zdolności produkcyjnych. A co istotne, poparte nimi decyzje nadal będzie podejmował człowiek.

Konsultant pomoże zoptymalizować produkcję
Zastanówmy się jednak, co się wydarzy, jeśli dane te nie będą zadawalające, nie powiedzą nam wszystkiego lub będą wskazywać na odchylenie od stanu idealnego. Co wtedy? Czy decyzje podejmowane na ich podstawie będą optymalne? Tego nie wiemy. Oczywiście, każdy z zarządzających produkcją podejmuje decyzje zgodnie z własną wiedzą, doświadczeniem i przekonaniem. Ale czy właściwie? Czy zasoby produkcyjne będą wtedy wykorzystane optymalnie?

Aby ograniczyć margines błędu i znaleźć właściwe rozwiązanie, można się dokształcić lub przeszkolić pracowników albo też zatrudnić zewnętrznego konsultanta – specjalistę od Lean Management, optymalizacji procesów i usprawnienia systemów zarządzania, który przeanalizuje wskazany fragment procesu i spróbuje znaleźć rozwiązanie problemu. Podobnie jak instruktor jazdy, zewnętrzny konsultant pokaże, jak lepiej czytać mapę, jak prowadzić samochód, aby zużywał mniej paliwa i jak optymalnie dobierać parametry drogi. Kluczowy jest tu jednak czynnik czasu: taka praca zwykle trwa, a za chwilę na innym etapie procesu produkcji może powstać kolejne odchylenie, z którym menedżerowie nie będą potrafili sobie optymalnie poradzić.

W ciągłej pogoni za rezerwami
Postępujące procesy globalizacji wymuszają ciągłą presję na obniżanie kosztów produkcji. Starając się je zmniejszyć, zarządzający produkcją szukają miejsc, gdzie można jeszcze znaleźć rezerwy. W tym przypadku narzędzia typu ERP, APS lub MES okażą się mało pomocne: nie poinformują, gdzie te rezerwy się znajdują ani nie pomogą w ich zagospodarowaniu. Pokażą nam co prawda dane, ale z ich analizą będziemy musieli poradzić sobie sami. Gdzie zatem szukać rezerw i jak je uaktywniać?

Pozostając ciągle w klimacie samochodowym: niektórzy menedżerowie zwykli mówić, że największe rezerwy znajdują się „na sprzęgle”, a więc tam, gdzie praca przekazywana jest z jednego obszaru do drugiego. Znajdziemy je więc we wszystkich czasach międzyoperacyjnych i przygotowawczych, które trudno jest zaplanować, a jeszcze trudniej kontrolować. Tutaj systemy APS nie pomogą, a czasem wręcz przeciwnie: zakonserwują czasy zaplanowane, nawet jeśli są przeszacowane.

Czy to oznacza, że praca zarządzającego produkcją nadal będzie ciągłym „gonieniem króliczka” podczas układania planu produkcyjnego i „gaszeniem pożarów” podczas realizacji produkcji? Czy zarządzający produkcją muszą być ciągle narażeni na stres i niepewność, czy podjęli optymalne decyzje? Oczywiście, że nie. Istnieją już narzędzia odpowiadające na te wyzwania: nowoczesne systemy informatyczne samodzielnie zarządzające i sterujące produkcją.

System do zadań specjalnych
Takie nowoczesne systemy zarządzania same przydzielają pracę pracownikom. Jeżeli pracownik zachoruje i nie przyjdzie do pracy, zadania zostaną rozdzielone między pozostałych członków zespołu tak, aby dotrzymać terminu wykonania np. zamówienia od klienta. A jeśli zaistnieje taka trzeba, system przydzieli odpowiednim pracownikom pracę w nadgodzinach. W przypadku wystąpienia awarii tak pokieruje pracą na pozostałych maszynach i stanowiskach, aby miała ona jak najmniej negatywny wpływ na terminy realizacji i koszty produkcji. A w przypadku braku materiału wykorzysta surowce wydane produkcji na inne zlecenia, aby zminimalizować opóźnienia.

Co więcej, nowoczesne narzędzia pozwalają na produkcję pojedynczych wyrobów dostosowanych do indywidualnych potrzeb klienta przy jednoczesnej szybkiej i automatycznej adaptacji do ciągłych zmian, stałej wysokiej efektywności wykorzystania zasobów, zapasów i energii oraz minimalnych kosztach. Dzięki temu wielkość produkcji w toku jest mała i ciągle optymalizowana, a w halach produkcyjnych stale obowiązuje najbardziej optymalny plan produkcji dla wszystkich zasobów produkcyjnych (zarówno pracowników, jak i maszyn).

System we właściwym czasie przekazuje niezbędne informacje o realizacji kolejnych operacji technologicznych każdemu pracownikowi/brygadzie w hali produkcyjnej, a także pozwala na szybką i optymalną weryfikację planu w odpowiedzi na każde odstępstwo od norm czasowych dla poszczególnych operacji technologicznych, awarię maszyn, nowe pilne zlecenie, błędy lub braki produkcyjne. Dostarcza nam pełną wiedzę na temat kosztów w każdym momencie realizacji zlecenia, a co więcej – umożliwia symulację różnych zdarzeń mających wpływ na koszty i terminy produkcji. Dzięki temu duża zmienność produkcji nie przekłada się na spadek produktywności ani wzrost kosztów, a my – zamiast „gasić pożary” – możemy skupić się na optymalizowaniu technologii i procesów wytwarzania.

Po zalogowaniu się do sieci system natychmiast przydziela pracownikowi konkretne zadania do wykonania

Iposystem, czyli inteligentna fabryka
Nowoczesne narzędzia zarządzania produkcją wykraczają swoim zasięgiem poza obszar jednej hali produkcyjnej, płynnie łącząc ze sobą procesy realizowane w różnych halach, a nawet przedsiębiorstwach w inteligentne sieci, które same się optymalizują. Dlatego też określa się je jako narzędzia klasy inteligentnej fabryki (ang. smart factory). Jednym z nich jest IPOsystem – nowoczesna nawigacja dla innowacyjnie zarządzanej fabryki, która samodzielnie i bezpośrednio steruje produkcją. System bez udziału planistów i osób dozoru bezpośredniego na halach produkcyjnych podejmuje optymalne decyzje dotyczące kolejności realizacji i doboru zasobów dla poszczególnych czynności tech nologicznych. Na bieżąco samodzielnie zarządza pracą pracowników i maszyn, uwzględniając w czasie rzeczywistym wszystkie zmiany dotyczące stanu zasobów i aktualnej sytuacji na hali produkcyjnej. W przypadku jakichkolwiek odstępstw od założeń normowych bezzwłocznie, w ciągu kilku sekund, wprowadza korekty i dokonuje dodatkowych optymalizacji. Każdy pracownik po zgłoszeniu się do systemu otrzymuje polecenie realizacji operacji technologicznej optymalnej na moment jej wydania.

IPOsystem zapewnia automatyczną rejestrację wszystkich realizowanych operacji na halach produkcyjnych (powstaje rzeczywisty obraz funkcjonowania obszaru produkcji) i umożliwia przygotowanie szeregu analiz niezbędnych w procesach Lean Management i Kaizen. Na bieżąco kontroluje czas toczących się prac i w czasie rzeczywistym informuje nadzorujących produkcję o każdym przekroczeniu założonego na daną operację czasu pracy lub realizacji pracy z niższą niż założono wydajnością. Na bieżąco oblicza też aktualne terminy realizacji wszystkich zleceń (z dokładnością do 1 minuty).

W ten sposób system zwalnia zarządzających produkcją z konieczności realizacji skomplikowanych procesów planistycznych, logistycznych i bezpośredniego przydzielania zadań na halach produkcyjnych. Optymalizuje też funkcjonowanie całej organizacji, upraszczając zarządzanie przedsiębiorstwem, wspierając procesy planowania strategicznego i umożliwiając podnoszenie efektywności działania firmy w zakresie m.in. optymalizacji procesów inwestycyjnych, poprawy efektywności realizacji procesów technologicznych, wdrażania efektywnych systemów premiowych czy optymalizacji zatrudnienia w odniesieniu do potrzeb w danym okresie czasu. Dzięki temu zapewnia wzrost wydajności produkcji przedsiębiorstwa o ok. 15-30% rok do roku niezależnie od charakteru produkcji i znacząco ogranicza koszty zarządzania produkcją oraz rozmiary produkcji w toku, pozwalając na osiągnięcie wdrażającym go przedsiębiorstwom niedostępnego dla nich dotychczas poziomu funkcjonowania.