Wdrażanie cyfrowej transformacji w praktyce

Udostępnij:

Proces wdrażania i rozwoju cyfryzacji w firmie często porównywany jest przez praktyków do planowania podróży. Aby należała ona do udanych, trzeba przed wyjazdem określić, gdzie chcemy dotrzeć, jakimi środkami transportu oraz z góry wybrać atrakcje, jakie zamierzamy zobaczyć na miejscu. Bez wcześniejszego planu to, co miało być przyjemnym odpoczynkiem, może szybko zamienić się w stresujące błądzenie bez celu.

Cyfrowa transformacja, która zazwyczaj zaczyna się od wprowadzenia do organizacji nowoczesnych technologii, takich jak platformy do zarządzania procesami biznesowymi klasy BPM, również musi być dobrze zaplanowana. Przebieg wdrożenia takiego systemu w firmie można podzielić na następujące fazy: przygotowanie do projektu, analiza, konfiguracja, testy oraz uruchomienie. Etapy te łączą się w integralną całość, co oznacza, że każdy z nich jest równie ważny i powinien wystąpić niezależnie od tego, czy planujemy skomplikowaną cyfryzację dużej grupy procesów, czy tylko pojedynczego obiegu.

Poznanie klienta od podszewki

- Projekt wdrożenia systemu BPM powinien zacząć się od kontaktu z klientem biznesowym i dokładnej analizy jego potrzeb. Na etapie przygotowania do pracy zbierane są szczegółowe informacje na temat planowanego wdrożenia, co pozwala określić jego cel i zakres merytoryczny. Niezwykle ważne w tej fazie jest dla nas to, by podczas spotkania z klientem nie tylko ustalić konkretne oczekiwania względem naszej pracy i wstępny harmonogram działań, ale również poznać szerszy kontekst funkcjonowania danej organizacji – jej cele biznesowe, pozycję na rynku i kulturę pracy wewnątrz – tłumaczy Aleksandra Kudera, Dyrektor Działów Wdrożeń i Konsultingu w Webcom. I dodaje: chodzi o to, żeby dogłębnie zrozumieć motywacje stojące za potrzebą wprowadzania zmian oraz poznać odpowiedź na pytanie, jakie procesy biznesowe system ma docelowo usprawniać i jaką funkcję pełnić w organizacji. Bez tej wiedzy nie da się dobrze zaprojektować aplikacji, z których to biznes ma potem na co dzień korzystać.


Analizę czas zacząć

Zakres merytoryczny ustalony podczas pierwszego etapu to ramy, które w dalszej fazie należy wypełnić treścią. Do tego służą spotkania analityczne, podczas których zespół projektowy wspólnie z przedstawicielami biznesu i IT po stronie klienta określa interesariuszy projektu oraz precyzuje szczegóły merytoryczne i techniczne, takie jak np. integracja z już istniejącym w firmie oprogramowaniem ERP. Przede wszystkim jednak w tej fazie modelowany jest workflow, czyli definiowane są konkretne obiegi zadań i dokumentów oraz czynności, które mają być zautomatyzowane, ścieżki przejścia między nimi oraz to, pomiędzy jakimi działami lub jednostkami w organizacji ten przepływ ma przebiegać.

Wytypowanie ambasadorów zmiany

Spotkania analityczne to także dobry czas na wyłonienie naturalnych ambasadorów wdrożenia, którzy będą konsekwentnie wspierać swojego pracodawcę we wprowadzaniu i promowaniu nowego rozwiązania. - Do zespołu projektowego oprócz organicznych orędowników dobrze jest zaprosić również osoby sceptycznie nastawione do projektu i związanych z nim zmian. Dając im możliwość współtworzenia systemu i wpływania na jego kształt, edukujemy ich i rozwiewamy ewentualne wątpliwości, w efekcie przekuwając początkową niechęć czy nawet opór w konstruktywne i proaktywne nastawienie i autentyczne zaangażowanie w projekt – podpowiada Aleksandra Kudera. Warto pamiętać o tym, że nie wszystkie organizacje są otwarte na zmiany; niektóre się ich obawiają, dlatego w procesie przekonywania pracowników do transformacji cyfrowej dobrze jest mieć jak najwięcej życzliwych i wspierających osób na pokładzie.


TOP w kategorii




Testy szeroko ale pod baczną kontrolą

Kolejnym stadium na drodze do uruchomienia wdrożenia są testy. Jest to etap ważny nie tylko w wymiarze technicznym (wykrycie błędów i fragmentów wymagających korekty), ale również psychologicznym, bo w tej fazie silnie kształtuje się stosunek przyszłych użytkowników do systemu. Aby testy zakończyły się powodzeniem, warto zwrócić uwagę na kilka organizacyjnych aspektów. Po pierwsze: liczba testerów. Z jednej strony, im więcej osób chętnych do wypróbowania rozwiązania, tym lepiej. Może to jednak znacząco wydłużyć czas oczekiwania na informację zwrotną i prowadzić do nadmiernej iteracyjności, rozumianej w tym kontekście jako dzielenie użytkowników na zbyt wiele mniejszych grup, które zamiast jednocześnie sprawdzać działanie systemu, robią to w turach. Dlatego tak ważne jest sporządzenie harmonogramu i konsekwentne trzymanie się terminów w nim zawartych.

Uruchomienie wdrożenia to dopiero początek

Wiele firm, zwłaszcza na początku drogi do cyfryzacji, utożsamia start działania platformy do zarządzania procesami biznesowymi z zakończeniem projektu wdrożenia. Tymczasem kroki, jakie organizacje podejmują po oddaniu systemu w ręce użytkowników są równie ważne, jak te wykonane podczas fazy konfiguracji. Aby wdrożenie rozwiązań klasy BPM zmieniło organizację pracy w wymiarze nie tylko technicznym, ale i mentalnym, użytkownicy systemu muszą chcieć z niego korzystać i rozumieć korzyści płynące z tego nie tylko dla organizacji, ale również ich samych.

Źródło: Planet Partners

Udostępnij:

Drukuj





MM



Chcesz otrzymać nasze czasopismo?
Zamów prenumeratę
Zobacz również